送別会の幹事の段取り：日程・会費・案内を決める順番

送別会の幹事は、決めることの順番を間違えると二度手間になります。店を先に押さえてから日程が動く、会費を決めてから人数が増える。よくある詰まり方は、だいたい同じところで起きます。

この記事では、決める順番と、金額の目安になる実数を並べます。

この記事は一般的な情報の整理です。会費や進め方は職場の慣習によります。会社の経費で処理できるかどうかは、必ず自社の経理部門に確認してください。

決める順番は、日程 → 人数 → 会費 → 店

理由は単純で、あとから動きにくいものから決めるからです。日程は本人の都合で決まり、人数は日程で決まり、会費は人数で変わり、店は会費と人数で絞られます。

逆から決めると、店を押さえたあとに日程がずれて全部やり直しになります。

日程は「退職日」ではなく「最終出社日」から逆算する

ここがいちばん外しやすいところです。在籍している日と、出社している日は違います。

労働基準法39条1項（e-Gov 法令検索・2026-09-06 確認）は次のとおりです。

使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。

2項の表では、6か月経過日から起算した継続勤務年数に応じて、1年で1労働日、2年で2労働日、3年で4労働日、4年で6労働日、5年で8労働日、6年以上で10労働日が加算されます。勤続6年半以上なら年20日です。

残った有給をまとめて使うと、退職日の1か月近く前に最終出社日が来ることがあります。「退職日の前の週に」と考えていると、その頃には本人がもう来ていません。最終出社日を先に本人に聞くのが、幹事の最初の一手です。

日付の並べ方は退職日の逆算カレンダーで確認できます。最終出社日と退職日がずれる仕組みは退職の挨拶はいつ・誰ににまとめています。

会費の目安：歓送迎会の平均は4,781円

金額の目安として使える実数があります。ホットペッパーグルメ外食総研の「歓送迎会」＆「花見」動向を調査（2026年2月2日〜2月12日実施・首都圏／関西圏／東海圏在住の20〜69歳男女7,665人・2026-09-06 確認）では、次の数字が出ています。

項目	1人あたり平均予算
歓送迎会	4,781円（前年比 +384円）
花見	3,002円（前年比 +94円）

歓送迎会の実勢は5,000円を少し下回るあたり、と読めます。ここに主役ぶんの負担や記念品を上乗せするなら、その分を集める人数で割ることになります。

なお、この数字は歓迎会も含む「歓送迎会」の平均で、退職の送別会だけを取り出した数字ではありません。目安として使い、断定の根拠にはしないのが安全です。

主役の会費をどうするか

慣習として、送られる本人から会費を取らない職場は多くあります。その場合、主役ぶんを残りの人数で割るか、幹事が別枠で用意するかのどちらかです。

人数が読めない段階で会費を発表すると、後から足りなくなります。案内は「会費は〇〇円程度を予定」と幅を持たせて出し、出欠が固まってから確定させると揉めません。

会社の経費で落ちるかは、期待しないほうがよい

「交際費は1人1万円まで大丈夫」という話を聞いたことがあるかもしれませんが、社内の飲食は対象外です。国税庁のNo.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算（2026-09-06 確認）は、1人あたり10,000円以下の飲食費を交際費等から除く特例について、次の除外を置いています。

専らその法人の役員もしくは従業員またはこれらの親族に対する接待等のために支出するもの

送別会は、まさに専ら従業員のための飲食にあたります。したがって、この特例は当てはまりません。なお同ページには、次の注記も付いています。

（注）令和6年3月31日以前に支出された飲食等に係る費用についての基準金額は、5,000円以下になります。

「1人5,000円まで」で覚えている場合、それは令和6年3月31日以前の旧基準です。いずれにせよ社内の飲食は対象外なので、送別会の判断は変わりません。会社として費用を持つかどうかは、福利厚生費として扱えるかを含めて経理の判断になります。幹事の一存で「会社持ちです」と案内しないでください。

同ページは、資本金1億円以下の法人の定額控除限度額について「800万円にその事業年度の月数を乗じ、これを12で除して計算した金額」としています。

案内に入れる項目

案内メールに入れておくと問い合わせが減るのは、次の6点です。

日時（最終出社日との関係も一行で）
場所（最寄り駅と徒歩何分まで）
会費（予定である旨も）
出欠の返信期限（店の予約変更ができる日から逆算）
主役に伝えてよいかどうか（サプライズにする場合はここが要）
幹事の連絡先

出欠の返信が集まらない場合、期限を過ぎたら不参加として数えると先に書いておくのが実際的です。

贈り物と寄せ書きは別の締め切りで動く

送別会の日と、贈り物・寄せ書きの締め切りは同じではありません。色紙は回すのに時間がかかり、のしを掛ける品物は注文に日数がかかります。 掛け紙の選び方は退職の餞別・記念品ののしに、集める金額の考え方は職場の餞別はいくら包むかに、色紙の回し方は寄せ書き・メッセージカードのまとめ方にまとめました。

本人から「送別会は辞退したい」と言われた場合の受け止め方は退職の挨拶をしない・送別会を辞退したいときにあります。

まとめ

決める順番は 日程 → 人数 → 会費 → 店
日程は退職日ではなく最終出社日から逆算する（有給で最大20日ぶん前倒しになる）
会費の目安は、歓送迎会の1人あたり平均4,781円（7,665人調査・2026年2月）
社内の飲食は交際費の1万円基準の対象外。会社持ちかどうかは経理に確認する
案内には返信期限と会費が予定である旨を必ず入れる
贈り物・寄せ書きは送別会当日とは別の締め切りで動かす

幹事の仕事は、判断ではなく順番です。最終出社日さえ最初に押さえれば、あとは順に埋まっていきます。

出典（すべて 2026-09-06 に確認）

ホットペッパーグルメ外食総研「「歓送迎会」＆「花見」動向を調査」（2026年2月実施・n=7,665）
e-Gov 法令検索「労働基準法」39条1項・2項
国税庁「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」