退職の挨拶メールの書き方：件名・宛先（BCC）・社内と社外の違い

退職の挨拶メールは、書く内容そのものより宛先と送信時間で迷う人が多い文書です。BCCでいいのか、部署ごとに分けるのか、終業間際に送っていいのか。

この記事では、社内向けと社外向けを分けて、件名・宛先・送信時間・内容の4点を並べます。文面の「正解」は職場ごとに違うので、ここでは複数の解説が共通して言っていることと、食い違っていることを、どちらもそのまま出します。

この記事は一般的な情報の整理です。社内の慣習や上司の指示が優先します。送信前に、送っていい範囲とタイミングを上司に確認してください。

大前提：社内に周知される前に送らない

エン転職の退職の挨拶(スピーチ、メール、手紙等)のポイントは？（2026-09-05 確認）は、メール送信は「退職が決定し、社内で退職情報がオープンになってから、最終出社日までに」行うべきで、情報がオープンになっていないタイミングでの送信は避けるべきだとしています。

順番の話は 退職の挨拶はいつ・誰に にまとめました。送るタイミングを決めるのは自分ではなく、周知の状況です。

件名

リクナビNEXTの退職挨拶メールの書き方（2026-09-05 確認）は、件名について「内容が一目でわかる『退職のご挨拶』などにするのが一般的」とし、「件名に部署名や社名と氏名も加えると、より明確に伝わります」としています。

マイナビ転職の【例文】退職あいさつメールの書き方（2026-09-05 確認）では「退職のごあいさつ【部署 氏名】」という形が挙げられています。

共通しているのは「件名だけで、誰の何のメールか分かること」です。

宛先：社内はBCC、社外は分ける

マイナビ転職は、一斉送信するときはTOに自分のアドレス、BCCに各宛先を設定するとし、「TOやCCでは誰に送っているのか見えてしまう」ため注意が必要だとしています。

リクナビNEXTはもう少し場合分けをしていて、社内は「個別ではなく一斉送信でも問題ありません」、複数部署に送る場合は「『BCC』で送るのが一般的」だが「関係者同士の関係性が近い場合は、『CC』でも問題ありません」としています。

社外については、リクナビNEXTは「取引先ごとに分けてメール送付」し、「取引先の担当者としたうえで、取引先の関係者、社内の関係者と後任を『CC』に入れて送付するのが一般的」と書いています。

送信時間：ここは解説が割れている

社内向けの送信時間については、記事によって書いてあることが違います。割れているという事実ごと出します。

• リクナビNEXT：「午後の早めの時間帯がお勧め。終業間際ではない14～16時ごろに送る人が多い」
• doda（退職挨拶（スピーチ・メール）で好印象を与える方法・2026-09-05 確認）：「最終出社日の午前中を目安に送信するのが一般的」

一致しているのは「最終出社日に送る」ことと「終業間際は避ける」という方向だけです。時間帯そのものは職場の動き方で決めるほうが現実的だと思います。

社外向けの時期は、マイナビ転職が「最終出社日の2〜3週間前など、余裕を持って伝えます」としています。

書く内容と、書かないもの

書く内容として各社が挙げているのは、次のあたりです。

1. 退職する日付（最終出社日）
2. 感謝の気持ちと勤続期間
3. 後任者（社外向けは氏名と連絡先まで）
4. 特にお世話になった人には具体的なエピソード

一方、書かないものとして共通して挙げられているのが次の3つです。

• 退職理由：マイナビ転職「退職理由は書かず、『一身上の都合』とする」／リクナビNEXT「退職理由は明記せず、『一身上の都合』に留めるのが賢明」
• 転職先：リクナビNEXT「転職先を記載するのも、トラブルにつながりかねないので避けましょう」
• 退職後の連絡先：マイナビ転職「退職後の連絡先（プライベート含む）は書かない」「プライベートのメールアドレスや電話番号を記載する必要はない」

長さについても、マイナビ転職は「読み手が疲れない程度のボリューム」に留めるとしています。

退職理由をどう伝えるかという話そのものは 退職理由の伝え方 にまとめています。なお、退職の申し出そのものをメールで済ませていいかは挨拶メールとは別の論点で、退職の申し出はメールやLINEでもいいのか で条文にあたって扱いました。

口頭の挨拶とセットで考える

メールを送る日は、朝礼などで一言話す日と重なることが多いです。話す側の目安は 退職の挨拶の一言・スピーチ に分けてまとめました。メールで全部書いてしまうと口頭が薄くなり、逆も起きますので、どちらに何を載せるかを先に決めておくと楽です。

まとめ

• 送るのは社内に退職が周知されてから、最終出社日まで
• 件名は「退職のご挨拶」＋部署・氏名
• 社内はTOに自分・BCCに全員、社外は取引先ごとに分けて後任をCC
• 送信時間は解説が割れている（午前中／14〜16時）。一致しているのは終業間際を避けること
• 書かないのは退職理由・転職先・退職後の個人的な連絡先の3つ

文面に悩む時間より、宛先の設定を間違えないことのほうが後で効きます。

出典（すべて 2026-09-05 に確認）

• マイナビ転職「【例文】退職あいさつメールの書き方。社内・社外別の送り方・注意点」
• リクナビNEXT「退職挨拶メールの書き方｜このまま使える社内、社外取引先向け例文」
• doda「退職挨拶（スピーチ・メール）で好印象を与える方法」
• エン転職「退職の挨拶(スピーチ、メール、手紙等)のポイントは？」